Associations

Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Vérifié le 10 mars 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Une association doit conserver certains documents afin de prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif.

Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée :

  • Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
  • Récépissé de la déclaration
  • Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
  • Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
  • Statuts modifiés par ordre chronologique
  • Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.

  À savoir

les informations relatives aux membres (nom, prénoms, adresse, etc.) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation, sauf accord exprès de leur part.

Les documents relatifs au fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans :

  • Convocations de l'assemblée générale
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
  • Procès-verbaux d'assemblée
  • Bilan d'activités
  • Rapports du commissaire aux comptes.

Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans. Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.

Durée de conservation en fonction du type de document

Durée de conservation en fonction du type de document

Il n'y a pas d'obligation légale pour les associations de verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique sachant que :

  • les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée,
  • les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

Où s’adresser ?

Tél. : 03 86 94 20 70

Fax : 03 86 94 20 74

Courriel : contact@stg89.fr.fr
Site web : http://www.saint-georges-sur-baulche.fr

Vérifié le 12-04-2018 par La Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

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