Associations

Demandes de subventions

Maintien des modalités actuelles pour l’année 2021.

A compter de 2022 :

* Toute association peut faire une demande de subvention ordinaire à la mairie de la commune où se trouve son siège.

* Quand : au plus tard le 1er Mars de l’année N.

* Quel formulaire : Le dossier unique de demande de subvention Cerfa n° 12156*05 est obligatoire pour adresser une
demande. Ce dossier unique peut être rempli directement en ligne sur le site www.service-public.fr. Il comporte 7 parties à
remplir dont notamment une présentation de l’association ; le budget prévisionnel ; une description du projet et les
attestations sur l’honneur.

* Pièces à fournir : pour pouvoir vérifier l’utilité publique communale de la subvention, la commune impose la
fourniture au dossier des documents ci-après :
– une lettre de présentation de l’association mentionnant notamment la liste des membres responsables ;
– une lettre de motivation relative au projet ;
– une description de l’action avec si possible des indicateurs d’évaluation relatifs à la faisabilité, la pertinence du projet ;
– le budget prévisionnel ;
– le compte-rendu de la dernière assemblée générale et comptes de l’année précédente ;
– la somme demandée.

* Sur quels critères est examinée la demande ? La demande est examinée en fonction de l’existence d’un intérêt public local dans lequel s’inscrit le projet de l’association, et la situation financière de l’association (ressources propres de l’association, effectifs …).

* Accord ou refus : La demande sera soumise au vote de l’assemblée délibérante, après instruction et proposition de la commission finances – budget. Une réponse de la mairie suivra sous quelque forme que ce soit.

Accord : au-delà du seuil de 23 000 euros, une convention est obligatoire. En dessous, une convention peut être utile
dans la mesure où elle précisera les termes de l’octroi de la subvention (versement, temporalité, montant …). Une subvention doit être utilisée en conformité avec les objectifs prévus, c’est pourquoi un bilan est demandé après l’action. Si les buts n’ont pas été atteints, la collectivité est en droit de ne pas verser la subvention, ou de se faire rembourser tout ou partie des sommes avancées.

Refus : l’association peut contester le refus en saisissant le juge administratif d’un recours pour excès de pouvoir dans les deux mois de sa notification.

 

Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Vérifié le 01/09/2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif (c'est-à-dire qu'elle n'est pas complète).

Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.

Il est conseillé de les garder de manière illimitée :

  • Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
  • Récépissé de la déclaration
  • Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
  • Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
  • Statuts modifiés par ordre chronologique
  • Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique

  À savoir

les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation. Toutefois, elles peuvent être conservées suite à accord exprès de leur part.

Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans :

  • Convocations de l'assemblée générale
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
  • Procès-verbaux d'assemblée
  • Bilan d'activités
  • Rapports du commissaire aux comptes

Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

5 ans

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM

5 ans

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Titres de propriété et actes de ventes

Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

Durée du contrat + 5 ans

Contrat d'assurance

Durée du contrat + 2 ans

Factures de gaz et d'électricité

2 ans

Factures d'eau

4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)

2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

1 an

La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique :

  • Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
  • Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Documents portant sur la création de l'association

Illimitée

Documents portant sur le fonctionnement de l'association

Au moins 5 ans

Documents financiers

Au moins 10 ans

Documents fiscaux

Au moins 6 ans

Documents portant sur les personnes de l'association

Variable (entre 1 et 5 ans)

Documents portant sur les locaux de l'association

Variable (entre 1 an et illimité)

 

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